Nowy obowiązek mailowy dla firm. e-Doręczenia od 10.12.2023

e-Doręczenia nowy obowiązek dla firm

Przedsiębiorcy będą wkrótce zobowiązani podać adres e-mail do e-Doręczeń. Obowiązek obejmie osoby, które zdecydują się na rozpoczęcie działalności gospodarczej i zarejestrują ją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 10.12.2023 r.

Tych, którzy założą działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zapis ten obejmie od 01.01.2024 r. W związku z tym osoby, które planują otwarcie działalności, czy to w KRS czy CEIDG będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rozwoju i Technologii, e-Doręczenia to usługa dla przedsiębiorców, która umożliwia im przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie korespondencji online.

W odróżnieniu od standardowej poczty elektronicznej jest to tzw. usługa zaufana. Zapewnia ona bezpieczeństwo oraz pewność co do skutków prawnych. Komunikat wysłany z adresu przypisanego do usługi e-Doręczeń posiada takie same konsekwencje prawne, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.

Każdy e-mail do e-Doręczeń będzie aktywowany, a następnie wpisany do bazy adresów elektronicznych. Gdy to nastąpi, stanie się on główną drogą komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem. Dzięki bezpieczeństwu, jakie gwarantuje, wszelka korespondencja urzędowa będzie przesyłana wyłącznie elektronicznie.

Dodatkowo tą drogą będą mogli również wymieniać korespondencję podmioty prywatne. Z założenia e-Doręczenia mają wyeliminować korespondencję papierową, przynajmniej na linii urząd - przedsiębiorca.  

e-doręczenia infografika

Nowe firmy już z e-Doręczeniami od 10.12.2023 r. lub 01.01.2024 r. 

Od 10.12.2023 r. nowe firmy zakładane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym spółki z o.o., będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń. Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne będą musiały spełnić ten obowiązek od 01.01.2024 r., co oznacza, że każdy nowy przedsiębiorca od tego momentu będzie musiał posługiwać się adresem do e-Doręczeń.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS i do CEIDG

Firmy zarejestrowane przed 10 grudnia w KRS będą miały czas do 10.03.2024 r. na uzyskanie adresu do e-Doręczeń, natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą musieli dopełnić tego obowiązku do 01.10.2026 r. Pomiędzy 30.09.2025 r. a 01.10.2026 r. przedsiębiorcy dokonujący zmian we wpisach w CEIDG również będą zobowiązani podać swój adres do e-Doręczeń. W konsekwencji od 01.10.2026 r. usługa ta ma stać się powszechna i być używana przez wszystkich prowadzących działalność gospodarczą.

Sankcje za brak adresu do e-Doręczeń

Przepisy obecnie nie przewidują żadnych sankcji za brak adresu do e-Doręczeń. Przedsiębiorca, który nie będzie posiadał takiego adresu, a zostanie mu nadana korespondencja elektroniczna, otrzyma ją w formie papierowej przez operatora pocztowego. Takie hybrydowe korespondowanie może być utrudnieniem dla przedsiębiorców, gdyż np. dostarczony wydrukowany dokument może nie być uznawany przez inne podmioty. Poza tym e-Doręczenia przyspieszą komunikację, a więc w mojej ocenie warto, jeśli jest to już ustawowy obowiązek, posiadać skrzynkę elektroniczną – mówi Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

Kolejny etap cyfryzacji 

e-Doręczenia to kolejny krok w stronę automatyzacji komunikacji przedsiębiorców z urzędami. W lipcu 2022 r. uruchomiona została usługa e-Urzędu Skarbowego, gdzie podatnicy mogą elektronicznie załatwić wiele spraw. Według planów od 01.10.2024 r. działalność gospodarczą w CEIDG założyć będzie można wyłącznie drogą elektroniczną. 

Nowością będzie także start Krajowego Systemu e-Faktur 01.07.2024 r., który wprowadzi faktury elektroniczne. Od 01.01.2026 r. podatnicy będą zobowiązani przesyłać do Urzędu Skarbowego Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego.

Wprowadzenie usługi e-Doręczeń sprawia, że od 01.01.2024 r. nowe firmy z CEIDG muszą mieć dostęp do internetu, a od połowy 2024 roku ten wymóg obejmie każde przedsiębiorstwo dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur. 

Osiągnięcia te podkreślają dynamiczny rozwój cyfrowy i ciągłe usprawnienia w procesach biznesowych, umożliwiając przedsiębiorcom efektywniejsze i bardziej zautomatyzowane korzystanie z usług administracyjnych.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

  • Wiadomości

Gotowe pomysły na biznes

Artykuły o terminalach płatniczych, które mogą Cię zainteresować:

Więcej

  • Gdzie Polacy chcą płacić bezgotówkowo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Polacy coraz częściej korzystają z płatności bezgotówkowych, ale wciąż są miejsca, gdzie konsumenci nie mają możliwości wyboru metody płatności. Według najnowszych wyników badania Maison & Partners dla Fundacji Polska Bezgotówkowa, respondentom najbardziej brakuje możliwości płacenia kartą lub telefonem na pobliskich bazarkach (46%). Jako punkty, gdzie nie można zapłacić bezgotówkowo respondenci wskazują także na usługi krawieckie (30%), usługi szewskie (28%), kościół (28%) oraz warsztaty samochodowe (26%). Wiele osób ma również poczucie, że często nie mają możliwości dokonania płatności na stoiskach podczas imprez plenerowych (39%) oraz podczas akcji organizowanych przez organizacje charytatywne (31%). 

    Czytaj

  • Ranking terminali płatniczych. Najlepszy terminal w 2024

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Szukasz rankingu terminali płatniczych? Tylko po co, ponieważ oferty na terminale płatnicze są indywidualne i zależą między innymi od obrotów firmy, wysokości transakcji, struktury kart, ilości urządzeń, rodzajów terminali. Z uwagi na powyższe zmienne nie można stworzyć obiektywnego porównania poszczególnych operatorów płatniczych, dlatego warto stworzyć własne zestawienie w oparciu o niezbędne kryteria i informacje, które omawiam w niniejszym wpisie.  Użyteczność rankingów terminali płatniczych Rankingi dostępne w Internecie są pewnym uproszczeniem, przedstawiającym subiektywne zestawienia oparte na doświadczeniu autorów lub wybranych kryteriach, które zniekształcają rzeczywistość. 

    Czytaj

  • Własny terminal płatniczy bez abonamentu czy najem urządzenia od operatora?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Niejeden przedsiębiorca zastanawia się, czy kupić terminal płatniczy na własność, aby nie płacić miesięcznego abonamentu lub kompleksowo skorzystać z usług operatora płatności bezgotówkowych i postawić na dzierżawę. Firmy sprzedające urządzenia będą zachwalać opcję z własnym terminalem, zaś przedstawiciele operatora płatności bezgotówkowych będą wskazywać na najem.  Kogo zatem słuchać? Na szczęście nie musimy wsłuchiwać się w głosy perswazji i argumenty sprzedażowe, tylko można policzyć, które rozwiązanie będzie najlepsze. 

    Czytaj

  • Obowiązkowy terminal płatniczy. Od kiedy i dla kogo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Wprowadzenie „obowiązku” posiadania terminala płatniczego wzbudza niemałe emocje i przyczynia się do burzliwych dyskusji w mediach społecznościowych. W komentarzach można spotkać się z obrońcami walczącymi o demokrację i prawa wolności, wygłaszającymi hasła „tylko gotówka”. A jak to jest naprawdę, czy każda firma w Polsce musi posiadać terminal płatniczy? Otóż, nie! Najpierw należy zweryfikować obowiązek posiadania kasa fiskalnej ze swoim księgowym. Jeżeli firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących to dopiero wtedy musi zadecydować, w jaki sposób spełni obowiązek udostępniania płatności bezgotówkowych, co nie jest jednoznaczne z wymogiem posiadania nowego terminala płatniczego. Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego Zerknijmy do dokumentów prawnych, mianowicie do Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców a konkretnie do artykułu 19a, który to ten obowiązek reguluje.

    Czytaj

  • Otworzyłeś firmę i potrzebujesz nowy terminal płatniczy?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Na wstępie gratuluję Ci rozpoczęcia działalność gospodarczej i życzę powodzenia w rozwoju własnego biznesu. Przed Tobą wiele wyzwań, natomiast w tym wpisie skupię się na kwestii związanej z wyborem terminala płatniczego i podzielę się kilkoma wskazówkami, które uchronią Cię przed popełnieniem kosztownych błędów. Jeśli nie lubisz czytać to zadzwoń na numer 534 001 002 i omówimy dostępne możliwości. Szczegółowe informacje o mnie oraz dane kontaktowe znajdziesz na stronie dot. oferty na terminal płatniczy. Zanim wybierzesz terminal i dostawcę to odpowiedz na kilka pytań Jaki obrót na terminalu przewidujesz w pierwszym roku prowadzenia działalności? Trudne pytanie, natomiast musisz założyć ile będziesz przyjmować płatności kartą od klientów a ile gotówką. Późnej wyjaśnię dlaczego to ważne.

    Czytaj

  • Nie przepłacaj za terminal płatniczy! Porównaj i wybierz najlepszą ofertę

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Prowadzisz firmę i nieustannie próbujesz nadążyć z realizacją bieżących zadań oraz gasisz pożary… Znajoma rzeczywistość? To zatrzymaj się na chwilę i przeanalizuj koszty, które ponosisz, bo może się okazać, że dzięki obniżeniu opłat nie będziesz musiał brać kolejnego zlecenia, aby zarobić „na koszty”.   Powyższa sytuacja, tj. pośpiech, brak czasu, wszystko „na wczoraj”, przysłowiowa bieżączka… sprzyja wybieraniu niekorzystnych ofert. Nie zamierzam w tym wpisie skupiać się na organizacji czasu pracy, lecz moim celem jest zachęcenie przedsiębiorców do otwartości na zmianę i znalezienie w swoich grafikach miejsca na rozmowę z konkurencyjnymi dostawcami usług, z których korzystają, m.in. terminali płatniczych. 

    Czytaj